Qué es un SGBD o gestor de bases de datos y qué tipos existen

La información y los datos se han convertido en unos de los elementos más importantes para una empresa. Con ellos, es posible realizar diversas funciones y estrategias para el crecimiento de la organización, así como brindar una mejor experiencia al cliente. 

Los datos pueden ser difíciles de manejar y conforme una empresa va creciendo, los datos que genera también, lo que puede traer un desequilibrio o desorganización en la información. Como consecuencia, esto provoca que, a pesar de contar con datos valiosos, no estén listos para usarse y simplemente sea como si no existieran. 

Por lo tanto, es indispensable que las empresas, además de contar con herramientas de recolección de datos, también se doten de sistemas adecuados para el manejo de base de datos. Así, podrán aprovechar al máximo las decisiones que pueden tomar por medio de esto. 

El principal propósito de un gestor de base de datos es almacenar diferentes datos de varias formas, por ejemplo: 

• Datos textuales 
• Datos numéricos
• Datos binarios
• Datos y tiempo

Los componentes de un SGBD incluyen: 

• Lenguajes de datos 
• Diccionario de datos 
• Objetos
• Herramientas de administración 
• Optimizador de consultas 
• Gestor de transacciones
• Planificador
• Copias de seguridad

Los datos generados por una empresa no siempre son fáciles de interpretar y aunque todos desearían extraer esa información y que se plasmara de forma organizada, muchas veces te encontrarás con miles de conjuntos de datos sin categorizar, sin formatos y sin códigos. 

Un gestor de base de datos tiene una función realmente valiosa: organizar y administrar la variedad de datos en tu base de datos. También categoriza, etiqueta y cumple con demás funciones de formato que hacen que su análisis sea mucho más sencillo. Todo lo logra sin intervención humana, lo cual es una buena característica, pues tus colaboradores pueden concentrarse en otras actividades de mayor relevancia. 

Importancia de una buena gestión de base de datos en tu empresa

Gestionar una base de datos puede ser todo un desafío, pero dominar este aspecto hará que tu empresa consiga buenos y mejores resultados. Entre algunas de las ventajas de contar con un SGBD se incluyen: 

1. Visibilidad y organización de datos 

No solo basta con obtener y analizar datos, ya que estos también tienen que organizarse en diferentes tipos o categorías que les den un sentido coherente. A través del uso de filtros, esta información es más fácil de encontrar para usarla en el momento en que se requiera. 

2. Protección de datos 

Si bien son necesarios otros sistemas de seguridad para la protección de datos, un gestor de base de datos es capaz de garantizar la precisión de la información obtenida. Una consecuencia positiva de esto es tener copias de seguridad y recuperación y una buena gestión de la seguridad. 

3. Datos preparados para su análisis 

Tanto en bases de datos relacionales o no relacionales, los SGBD ayudan a organizar de manera visual y categórica los datos de una empresa. Y estos, al ya haber sido recuperados y manipulados, están listos para ser interpretados más fácilmente

4. Business intelligence y puntos de referencia competitivos 

La claridad en los datos tiene como ventaja evaluar mejor los puntos de referencia de rendimiento y si una empresa los está cumpliendo. Esto te permite comparar tu desempeño con los estándares de la industria en la que te desenvuelves. 

Ahora, además de su importancia y función, es vital saber que existen diferentes tipos de SGBD, según el modelo utilizado, características o componentes. A continuación te compartimos la lista de los principales. 

1. SGBD relacional 

El modelo relacional de los SGBD es el más utilizado en todos los modelos de negocio. Funciona para organizar bases de datos tradicionales o tablas de datos, e interpreta esos datos a través de comandos y consultas de lenguaje estructurado. Los datos en un modelo relacional se pueden leer en relación entre sí, con los diferentes registros y tipos de datos organizados por la herramienta en categorías.

2. SGBD no relacional 

Un gestor no relacional permite interpretar grandes cantidades de datos a la vez, pues su formato flexible deja escalar la base de datos a múltiples servidores, según sea necesario. Este tipo de software puede trabajar con datos en almacenes de documentos, bases de datos de gráficos y almacenes de clave/valor, entre otros formatos. El modelo no relacional ha ido poco a poco ganando popularidad a medida que la administración de big data se vuelve más compleja.

3. SGBD comerciales y libres

Entre las características de este tipo de SGBD se encuentran: 

Comerciales 

Su código no está disponible de forma libre y aunque hay que pagar por ellos, existe un gran número de versiones gratuitas con algunas funcionalidades incluidas o pruebas temporales para evaluar su desempeño. Uno de los ejemplos más populares de este tipo de SGBD es Oracle. 

Libres 

Es un tipo de SGBD más viable y económico. Sin embargo, no se debe confundir libre con gratuito, ya que si bien el código puede estar disponible, el mantenimiento y soporte del sistema requiere de empresas externas que ofrezcan el servicio. 

4. SGBD orientados al proceso 

La característica principal de este SGBD es la creación de diversas aplicaciones para gestionar diferentes aspectos del sistema. Su ventaja son sus procesos independientes, ya que las modificaciones no afectan al resto. Entre los ejemplos más conocidos se encuentran los sistemas ofimáticos como Word o Excel. 

Debido al gran avance tecnológico en los gestores de bases de datos actuales, este tipo de SGBD se ha quedado un tanto obsoleto para alcanzar más objetivos. Por lo tanto, llega a presentar desventajas como: datos redundantes e inconsistentes, difícil acceso a los datos, dependencia de los datos a nivel físico y tiempos de procesamiento elevados. 

5. SGBD orientados a datos

Este tipo de SGBD se centraliza en una base de datos común a todas las aplicaciones. Aquí, los datos se almacenan en una única estructura lógica y a través de ella se accede a la información disponible.

Entre sus principales ventajas se encuentra la independencia de los datos, programas y procesos, menor redundancia de los datos, mayor integridad de los datos, acceso más eficiente, menor espacio de almacenamiento y acceso simultáneo a los datos.

6. SGBD jerárquico

Un gestor gestor de bases de datos jerárquico organiza los datos en un diagrama de árbol, definiendo la importancia de cada elemento por el tipo de relación que hay entre sí. Este tipo de SGBD incluye relaciones uno a uno y uno a muchos. 

Entre sus principales ventajas se encuentran las conexiones fijas dentro del árbol, que hacen que la navegación sea mucho más rápida. También muestra una estructura de la base de datos fácil de ver y comprender, y permite predefinir relaciones, al simplificar variaciones futuras.

También cuenta con una serie de desventajas que han hecho que cada vez sea menos usado, por ejemplo: escasa independencia entre registros, mala gestión de la redundancia de datos, mayor volumen de datos que arrastran problemas de integridad y coherencia, además de su complejidad y rigidez.

7. SGBD orientado a objetos 

Un SGBD orientado a objetos describe una base de datos como un grupo de objetos que almacena valores y operaciones o métodos. Aquellos con valores y operaciones similares se agrupan como clases.

Entre sus principales ventajas es lograr integrar un lenguaje de programación orientado a objetos y utilizar un modelo de representación idéntico, lo que permite aprovechar la uniformidad en un solo entorno de programación.

Por ejemplo, los objetos personalizados del CRM de HubSpot permiten un gran nivel de personalización de tus datos para organizar la información que necesitas para tu trabajo. Puedes configurar activadores de registro específicos según las propiedades de tus objetos personalizados para dirigirte a quien desees en el momento en que quieras. 

Cómo gestionar tu base de datos como un profesional 

Ya que conoces los tipos de gestores de base de datos de acuerdo con el modelo utilizado, te compartimos algunas formas de sacar un mayor provecho al gestionar tu base de datos de manera más eficaz. Esto te permitirá un mejor análisis y acceso a tu información. 

1. Haz uso de filtros 

Sabemos que los campos de datos generan documentos inmensos que son difíciles de comprender a simple vista. No te estreses, recuerda que pueden filtrarse con más de un criterio para obtener mejores resultados.

No solo se trata de ordenar a tus clientes en orden alfabético. Usa más rangos para obtener información relevante y así saber a quiénes mandar la campaña más reciente que necesitas compartir. Además de sus datos personales como nombre, dirección y teléfono, aprovecha otros criterios de búsqueda como edad, país y género para tener resultados más específicos. La segmentación lo es todo.

Para conocer a tus clientes, concéntrate en el tipo de preguntas de tu cuestionario. Así puedes saber sus gustos y preferencias específicos y cotejarlos con el perfil de tu empresa. También tienes que diferenciar si al cliente al que quieres mandarle información te ha comprado anteriormente o si solo está buscando un punto de referencia para una compra futura. Después de todo, si ya te compraron, es muy probable que lo vuelvan a hacer. Si la persona de tu base de datos ya cerró una venta contigo, saber la cantidad de su última factura puede orientarte sobre los tipos de productos o servicios que está dispuesto a comprar.

Identifica todas las características que distinguen a tus seguidores. Existe una gran diferencia entre tus clientes leales, los que son suscriptores y quienes solo tienen curiosidad sobre lo que ofreces.

Es importante que saques provecho de absolutamente toda la información que tienes. Es decir, si solo tienes un correo (sin nombre, país ni otro tipo de información) puedes tratar a ese usuario como alguien que simplemente tiene curiosidad. Pero si tienes su correo, su nombre, su país, los productos que ha adquirido… en fin, toda su información, probablemente puedas tratarlo como a un cliente leal.

2. Verifica los datos tu base de datos 

Las bases de datos son capturadas por humanos y, como tales, son imperfectas. A veces se cometen equivocaciones: eso es un hecho que hay que aprender a aceptar.

El error más común (o al menos el más peligroso) con el que te puedes encontrar está en el campo del correo electrónico: si una dirección de email está mal nunca podrás enviar la información que deseas, no importa el esfuerzo que pongas en los criterios de selección y de los filtros.

Procura que siempre sea el cliente quien llene estos campos de forma digital. Incluso puedes poner una segunda sección para confirmar el correo o pedir un segundo e-mail, así no perderás su contacto.

Si tu línea de captura es manual, es preferible hacer una confirmación, verificando letra por letra y dígito por dígito. Por supuesto, una buena caligrafía te ayudará a evitar dolores de cabeza.

3. Secciona tu base de datos 

No te conviene saturar la bandeja de salida de la empresa donde trabajas, también necesitas poder recibir y enviar otro tipo de correos. Por ejemplo, si vas a lanzar una campaña de email marketing, lo primero que debes hacer es verificar con tus colaboradores la capacidad del servidor. 

Si el límite es menor al total de correos que deseas mandar, es preferible hacer una segmentación de clientes y enviar tus correos en bloques seccionados de acuerdo con lo que pueda ser más útil para ti y para ellos.

Identifica la cantidad de correos que tienes por cada criterio, producto, región, preferencias de compra y envía en pequeños grupos (esto incluso te puede ayudar a ser más específico en las ofertas o información que envíes).

El internet no es magia, aunque a veces lo parezca; evita que explote el módem de la empresa o no podrás mandar ni un solo mensaje. Lo mismo ocurre para con cualquier otro proceso en donde requieras mucha información proveniente de tu base de datos. Lo mejor es siempre seccionar según tu objetivo. 

4. Busca apoyo en otras áreas de tu empresa 

Recuerda que no eres una sola persona: trabajas en una empresa llena de gente con conocimientos y habilidades que complementan las tuyas. Existen otras áreas que son vitales y compañeros de trabajo que tienen la información para que tu base de datos pueda pulirse hasta convertirse en un hermoso diamante, lleno de datos coherentes y fáciles de interpretar. 

Considera a los diseñadores, a los correctores de estilo, a los recolectores de datos y el área de sistemas para mejorar tu trabajo.

5. Actualiza constantemente tu base de datos 

Como ya lo mencionamos, conforme tu empresa crece, los datos que genera también irán siendo mayores. Cada día recibes nueva información de tus clientes, nuevos prospectos o demás información valiosa que puede agregarse a tu base de datos. En el lado opuesto, seguramente también cuentas con datos realmente antiguos que tal vez lo mejor sea eliminar, pues su probabilidad de usarlos es cada vez menor. 

Trabaja siempre sobre la última actualización. Las bases de datos, al igual que los alimentos, caducan. De nada te servirá trabajar con una base obsoleta de hace varios meses o, peor aún, de varios años. Usar la sincronización inteligente será el equivalente a mil pasos más allá en tu gestión.

Ahora ya sabes cómo generar una división más eficiente de tus bases de datos de clientes. Si en este momento aún no cuentas con un gestor adecuado para tu tipo de negocio, acércate a tu área de tecnologías de la información o sistemas para que comparen y elijan el que más les convenga. 

No olvides que gestionar una base de datos interna hará que tus procesos se resalten y tus clientes sigan felices con tu servicio.